Mungkin masih ada yang bingung soal Microsoft Office365 ini. Apakah ini versi baru dari aplikasi perkantoran yang populer itu, Microsoft Office? Bisa iya, bisa tidak. Karena dalam prakteknya, Office365 ini adalah sebuah bentuk izin pemakaian (lisensi) aplikasi Microsoft Office. Sementara aplikasi yang digunakan tetap saja tidak ada bedanya dengan Office yang selama ini kita pakai: Office 2013 untuk Windows, dan Office 2011 untuk Mac. Bedanya, Office yang dijual dalam box tradisional lisensinya berlaku seumur hidup, sementara Office365 mengadopsi sistem berlangganan per tahun, juga bisa per bulan.

Nah, lisensi Office365 ini juga mencakup aplikasi Office di platform musafir: ponsel dan tablet. Perangkat yang saya pakai cukup lengkap dari Apple, full circle: MacBook Pro, iPhone, dan iPad. Sudah saya jelaskan pula pada artikel di MakeMac soal penggunaan Microsoft Office di platform Apple. Saya bisa menggunakan Office365 untuk ketiga perangkat tersebut.

Memang, untuk Mac masih menggunakan Office 2011. Cukup usang dan tidak semutakhir Office 2013 yang ada di Windows. Tapi saya berkeyakinan kalau Office 2014 akan tersedia di Mac AppStore tahun ini. Karena selama ini polanya selalu begitu, versi Mac hadir setahun setelah versi Windows. Jadi, kalau nanti rilis Office 2014, tinggal upgrade saja, tak perlu beli lisensi baru lagi.

Tapi, yang menarik adalah karena saya juga menggunakan platform Windows 7 di komputer kantor. Memang, karena Lenovo ThinkCentre merupakan inventaris kantor, termasuk lisensi Windows dan Office yang terpasang di dalamnya. Nah, dengan OneDrive, dokumen-dokumen kantor pun bisa saya sinkronisasikan ke perangkat pribadi saya.

Apa itu OneDrive? Bisa dibilang sebagai "tulang punggung" layanan Office365. Tanpa OneDrive, mungkin pengalaman menggunakan Office365 tak menyenangkan. OneDrive ini semacam Dropbox, layanan penyimpanan data di awan (cloud) dengan fitur sinkronisasi ke penyimpanan offline di perangkat kita.

Bayangkan seperti ini: Buat draft dokumen dengan iPhone saat dalam perjalanan, lalu selesaikan dengan MacBook Pro saat tiba di meja, dan kalau ada kesalahan bisa direvisi dengan iPad sebelum dipresentasikan. Setelah presentasi, bagikan dokumen tersebut ke kolega cukup dengan memberikan URL. Asik?

Selain lisensi penggunaan aplikasi-aplikasi dalam paket Office, dengan berlangganan Office365, saya mendapatkan tambahan kapasitas OneDrive sebesar 20GB di luar kapasitas "gratis" 7GB. Ditambah 3GB dengan penggunaan fitur Camera Roll pada OneDrive di iPhone. Total 30GB. Untuk dokumen, jauh di atas cukup. Toh, bukan untuk menyimpan berkas dokumen arsip.

Tak cuma kapasitas tambahan OneDrive, ada juga Skype world minutes yang bisa digunakan untuk melakukan panggilan Skype ke landline dan ponsel selama 60 menit setiap bulannya. Lumayan buat ngirit SLI.

Ada juga OneNote, yang kini pun sudah tersedia untuk Mac. Semacam pusat catatan yang terintegrasi dengan OneNote, sehingga selalu tersinkronisasi pada semua perangkat. Mulai dari catatan rapat, draft tulisan, sampai ide dan strategi bisa dicatat dengan gampang sebelum menguap di kepala. Sesuai namanya, cukup satu tempat saja untuk menyimpan segala catatan.

Yang menjadi pertanyaan terbesar pengguna perangkat Apple biasanya adalah: kenapa harus pakai Office kalau ada iWork? Benar sekali. Untuk penggunaan pribadi, iWork dengan iCloud sudah cukup kok. Gratis pula untuk pengguna perangkat yang baru. Tapi kalau pekerjaan melibatkan perangkat non-Apple, maka iWork tak bisa lagi diandalkan. Itulah kelebihan Office, tersedia di berbagai platform: Windows, Mac, iOS, dan juga Android. Bahkan untuk sistem alternatif, tersedia pula Office yang berbasis web. Selain itu, untuk profesional yang bekerja dalam lingkungan kantor (enterprise) dengan basis Windows, maka konversi iWork-Office pun akan menjadi "bibit" sakit kepala dalam berkolaborasi.

Ya, disesuaikan dengan kebutuhan saja. Apapun alat bantunya, yang penting kebutuhan terpenuhi, dan yang pasti produktivitas harus tetap tinggi!